Tener en cuenta las obligaciones que un profesional acogerá como las propias es siempre la forma correcta de dar con las funciones y perfil recomendado para la contratación y para la especialización.
El administrador de fincas no es ajeno a esto, y como profesional debería saber cuáles son sus obligaciones más importantes y los riesgos de no cumplimiento de estas obligaciones.
Cumplimiento de contratos y contabilidad
Estas son las primeras dos obligaciones básicas para este tipo de profesionales. Con el cumplimiento del contrato nos referimos a que el administrador debe ser el que vele porque los distintos contratos firmados por una finca se respeten.
Hablamos del mantenimiento del ascensor, el acondicionamiento del garaje o los servicios de portería. Da igual cuál sea el contrato que una finca tenga firmado, el administrador será el garante de que este se cumpla a rajatabla entrando esto dentro de sus funciones básicas.
Es más, en caso de tener que prestar asesoramiento al presidente de la finca, deberá hacerlo sin ningún tipo de duda, ya que esto también forma parte de sus obligaciones. En lo respectivo a la contabilidad, es el administrador el que se debe encargar de que todo esté en orden y de que las cuentas estén claras.
Incluso deberá atender a las peticiones de los propietarios para suministrar los informes de las cuentas cuando estos lo necesiten, aunque lo normal es que estos se envíen a los domicilios oportunos al menos cada tres meses.
Ejecutar los mandatos de la junta y custodiar la información
La junta de propietarios es el órgano básico con el que una finca toma decisiones que deben poner de acuerdo a todos los miembros de la propiedad. Sin embargo, el que las tiene que ejecutar es el administrador.
Estas decisiones pueden ser muy distintas. No es lo mismo ejecutar un proceso judicial por impago en las cuotas a un propietario que recabar presupuestos para acometer una reforma de cualquier tipo en la finca. Con todo, será siempre el administrador el que se ocupe de estas tareas por las características de su profesión.
El segundo aspecto que tratamos aquí es de vital importancia para una finca. Se trata de custodiar toda la información generada por la propiedad que se está administrando. Desde los recibos de pago a los contratos prorrogados pasando por las facturas de los suministros, es el administrador el que debe velar porque todo esté a buen recaudo y a disposición de los propietarios que lo soliciten.
Eso sí, para documentos no sensibles, como las facturas, el plazo de protección solo es de 5 años. Una vez vencido este, el administrador no tiene motivos legales para seguir custodiando esta información y podrá destruirla sin que esto repercuta en su actividad.
En definitiva, las anteriores son las obligaciones más importantes de un administrador de fincas. Eso sí, no son las únicas, ya que puede tener tantas como la junta de propietarios estime oportuno ceder a este profesional y tantas como él quiera aceptar cuando decida colaborar con una nueva finca.
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