Cuando se trata de tener una atención a nivel de sanitaria, los pacientes desean no sólo obtener el medicamento y la dosis adecuada, sino que también esperan recibir un suministro constante y existencias que estén al día.
En el caso de las farmacias cumplen el rol de llegar muy cerca a los que recibirán el producto final como son los clientes o a ciencia cierta; los pacientes. El reto único de la gestión de este recinto es compaginar los conocimientos médicos con las habilidades técnicas de gestión y organización.
Llevar el control de una botica como también se las conocen, es un reto tanto logístico como médico. Se deben cumplir normas específicas que permitan llevar el orden de un establecimiento de esta magnitud que finalice con el objetivo de ofrecer la respuesta a un problema de salud.
¿Qué es la organización en una farmacia?
Para hablar de la organización de la oficina de farmacia, es importante saber que esta suele ser vista como un establecimiento sanitario, pero no se puede olvidar que es una empresa y como tal, deben establecer los procesos internos y la gestión idónea para su correcto funcionamiento.
Por lo general, la farmacia reúne múltiples disciplinas de la ciencia y se divide en dos ramas: ciencias farmacéuticas y práctica farmacéutica. Por esa razón estos espacios se estructuran por departamentos: almacén, área comercial, área de compras, administración, el área de la farmacia en sí misma, de recursos humanos y la de dirección.
¿Cómo se clasifican los medicamentos en la farmacia?
En la actualidad, la rama farmacéutica está teniendo mucha demanda, pero dentro de la formación a nivel profesional, es ideal que los interesados sepan que existen diferentes formas con las que se pueden clasificar los medicamentos en un almacén de farmacia, como por ejemplo:
- Clasificación de medicamentos por categorías.
- Clasificación por tipo de medicamento o principio activo.
- Clasificación de medicamentos por volumen de ventas.
- Clasificación alfabética de medicamentos.
Lo que siempre se debe considerar son las diferentes normativas que regulan la exposición de los medicamentos, así como las condiciones para almacenarlos y conservarlos, ya que esta condición es de vital importancia para el estado de cada producto de cara a su expedición.
Otros factores que pueden llegar a influir en la clasificación de los medicamentos en la farmacia son: el orden de salida, la exposición y la caducidad de los productos. Esta premisa permite que los medicamentos sean accesibles, además de que su búsqueda es más efectiva.
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¿Cómo organizar un stock de medicamentos?
El control del stock consiste en llevar un registro de las medicinas y productos que entran y salen del depósito, lo que incluye hacer un recuento de las existencias para conocer la cantidad exacta de fármacos disponibles en un momento concreto. El auxiliar de farmacia puede hacerlo de forma manual, aunque el uso de la tecnología hace el trabajo más fácil y en menos tiempo. Lo primero que se debe hacer es:
- Mantén la información del producto actualizada.
- Analiza la prioridad de stock de cada producto.
- Programa revisiones regulares de tu inventario.
- Compara las cifras de ventas y de stock.
- Planifica los picos de demanda para tener stock.
- Disponer de un sistema eficaz de gestión de inventarios puede ayudar a las farmacias a agilizar varios procesos, entre ellos:
- Recepción y almacenamiento
- Recogida y embalaje
- Cumplimiento de pedidos
- Devolución de productos
La implementación de un buen software de gestión de inventarios farmacéuticos permite a estas entidades reducir el riesgo de errores o daños en los medicamentos, al tiempo que se cumplen las expectativas de los clientes.
¿Qué tipos de almacenamiento existen en farmacia?
El almacenamiento es el conjunto de actividades que tiene como objetivo el cuidado y la conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y los dispositivos médicos. Estos tipos son:
Sistema de almacenamiento convencional.
Es el más utilizado y almacena las unidades individuales combinadas con mercancías en palets. Se tiene acceso al producto y se adapta a cualquier carga en volumen y peso.
Sistema de almacenamiento compacto
Este sistema aprovecha al máximo el espacio, tanto en altura como en superficie. Está indicado para almacenar gran cantidad de palets por referencia con unidades homogéneas. Las instalaciones son un conjunto de estanterías con carriles y calles interiores de carga. Si los productos de cada calle poseen la misma referencia, se evitan manipulaciones innecesarias.
Sistema de almacenamiento dinámico
Cuando se tiene una rotación perfecta, este es el sistema más eficaz, ya que la gestión de la carga cumple con los criterios de entrada y de salida. Son estructuras compactas que incorporan rodillos a modo de camino con una pendiente ligera que permite el deslizamiento de la carga sobre ellos.
Sistema de almacenamiento móvil
Es muy similar al convencional, pero la estructura reposa sobre raíles para poder desplazarse. Al compactar las estanterías se aumenta de forma considerable la capacidad del almacén sin que se pierda el acceso directo a cada una de las referencias. Se puede contar con los beneficios de un sistema compacto pero con un aprovechamiento superior del espacio.
Sistema de almacenamiento semiautomático – automático
Este tipo de almacenaje facilita la diferenciación de los servicios y la oferta de productos debido al aumento de la productividad en la logística y la reducción de costes. Se opera con transelevadores de palets mediante equipos robotizados y sirve tanto para almacenar cajas como palets. Estos sistemas están dotados con un software de gestión con el que controlar e identificar toda la mercancía. Se pueden diferenciar 3 tipos de almacenaje automático:
- Uniload: diseñado para almacenar individualmente unidades de carga de manera automática.
- Miniload: almacena cargas ligeras y pequeñas de gran rotación.
- Transelevador o autoportante: ideal para grandes alturas.
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Sistema de almacenamiento autoportante
Son soluciones de automatización y almacenamiento integral en el movimiento de la carga; permiten un aprovechamiento máximo de la superficie disponible porque se alcanzan alturas de almacenaje elevadas. Las estanterías soportan la cubierta y las instalaciones del propio espacio sin necesidad de pilares o vigas. Así se evita la construcción de una nave industrial y se rentabiliza y automatiza al máximo el espacio de almacenaje.
Al realizar un almacenamiento adecuado se garantiza la calidad de los medicamentos hasta su utilización, evitando el deterioro y el envejecimiento acelerado de los insumos.
¿Cuáles son los 4 grupos de medicamentos?
1.- Medicamento de venta sin prescripción facultativa o venta libre:
Son aquellos que el consumidor puede adquirir sin la mediación del prescriptor y que están destinados a la prevención, tratamiento o alivio de síntomas, signos o enfermedades leves que son reconocidas adecuadamente por los usuarios.
El uso de este tipo de productos requiere la responsabilidad del paciente (o su cuidador), quien debe conocer y entender las indicaciones, contraindicaciones, precauciones y advertencias del mismo, debe emplearlo dentro de las dosis sugeridas, administrarlo y de ser necesario conservarlo como se indique en la etiqueta.
2. Productos de venta bajo fórmula médica:
Como su nombre lo indica este tipo de medicamentos requiere la prescripción del profesional de la salud, y por lo tanto no debe ser administrado a un paciente sin haberse realizado una valoración médica preliminar, pues sus usos son muy específicos e implica que se valoren las condiciones individuales del paciente para determinar si el beneficio recibido es superior al riesgo de su consumo.
3. Medicamentos de control especial:
Son sustancias farmacológicamente activas que pueden ocasionar dependencia física o psíquica, ser objeto de abuso o conllevar peligro en su uso. Su comercialización se realiza únicamente en establecimientos farmacéuticos autorizados por el fondo nacional de estupefacientes en coordinación con la Secretaría Distrital de Salud.
4. Medicamentos de uso exclusivo intrahospitalario:
Este tipo de medicamentos por sus características de indicaciones, riesgos y supervisión en el uso son autorizadas únicamente para la comercialización con instituciones prestadoras de servicios de salud
Tener los productos de farmacia en orden permitirá que el farmacéutico pueda encontrar con mayor facilidad el medicamento requerido por el paciente, lo que genera buenos resultados de atención y orden en el establecimiento.
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