ERP es la abreviatura de: Enterprise Resource Planning o sistemas de Planificación de Recursos Empresariales. Son programas que integran y automatizan las principales operaciones internas de una empresa y los datos, en una sola plataforma. Su capacidad de adaptación y las numerosas funciones son dos de sus características más notables.
El concepto ERP no es nuevo. En 1950 se desarrollaron los primeros métodos de control tecnológico realizados a través de la gestión empresarial, no obstante pocas organizaciones podían acceder a estas herramientas, pues la automatización resultaba costosa.
En 1970, con mayor acceso a la tecnología, surgió la denominada: Planificación de necesidades de material (MRP), antecesor del ERP. Y, finalmente, en 1990, nace de forma definitiva la Planificación de Recursos Empresariales, tras la evolución de los ordenadores y las nuevas tecnologías.
Dentro de los procesos que se pueden automatizar mediante un ERP están:
- Finanzas y contabilidad.
- Servicio al cliente: comercio electrónico.
- Gestión de la cadena de suministro: materiales, inventario, montajes.
- Procesamiento de pedidos: entrada de pedidos, envío, análisis de ventas.
- Recursos Humanos.
- Gestión de proyectos.
Ventajas de este sistema
Las principales ventajas del sistema ERP son:
- Ayudan a rentabilizar procesos. La planificación de los tiempos y las tareas permite que los trabajadores sean lo más productivos posible.
- Posibilidad de personalizarlos. Se pueden desarrollar totalmente adaptados a las necesidades y características de la empresa.
- Costes adaptados. Los sistemas ERP se desarrollan en base al presupuesto de la compañía. Existen soluciones a bajo coste.
- Permiten mejorar la comunicación interna. La unión de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa permite la integración y el apoyo de los diferentes departamentos.
- Automatización de los procesos de la organización, garantizando mayor flexibilidad del equipo y seguridad de la información, agilidad en el registro de los datos y mayor control de los procesos, de forma sencilla.
- Incrementa la eficiencia general de la empresa y, por ende, su crecimiento.
De igual forma, un ERP permite realizar informes sobre el estado de la empresa de forma directa con los datos del sistema, brindando un conocimiento minucioso y actualizado, esencial al momento de estudiar y mejorar procesos internos como el marketing y las ventas.
Tipos de ERP
Existen dos formas de clasificar los sistemas ERP:
Según su diseño:
- ERP a medida o predefinido: es la creación de un sistema para una empresa en particular. Es una solución costosa, pero supone la máxima adaptabilidad.
- ERP estándar o modular: se contratan por módulos o paquetes, en función de los requerimientos de cada empresa. Sus costes son asequibles y se pueden implementar de forma rápida.
Según su instalación:
- ERP en local: es la instalación de la solución, en el soporte informático de la propia compañía para que pueda ser utilizado en uno o varios de los equipos, dentro de la sede de la empresa.
- ERP en la nube: es la instalación del sistema a través de un servidor que permite utilizarlo desde cualquier lugar con conexión a Internet, incrementando su versatilidad.
¿Cómo es la implementación?
La implementación de un ERP requiere tiempo, un promedio de 3 a 6 meses, con fases que, a nivel general, se definen de la siguiente forma:
- Planeación del proyecto. Es el desarrollo definitivo y detallado del plan; determinando los recursos (técnicos y humanos) y los acuerdos de planificación, en cuanto a tiempos y horarios de trabajo.
- Análisis del proyecto. Se elabora una lista de requerimientos y funcionalidades convenidas por cada área de la compañía para su implementación. Se llevan a cabo dos tareas principales: la definición de los alcances específicos del proyecto y la elaboración de diagramas de flujo de los procesos por cada área operativa.
- Diseño del proyecto. Se refiere a la configuración del sistema, según los procesos, procedimientos y requerimientos definidos en la fase anterior.
- Pruebas del proyecto. Es la etapa de preparación y realización de pruebas que permiten validar las tareas efectuadas en las fases de análisis y planeación, de acuerdo al resultado obtenido.
- Capacitación. Comprende la formación de todos los usuarios del sistema ERP, aclarando las dudas, con el fin de aprovechar al máximo esta herramienta.
- Liberación del proyecto. Es la puesta en marcha del nuevo sistema. Su propósito es dejar a un lado la fase de pruebas y comenzar a trabajar sobre las bases definitivas de la gestión empresarial. Además; se centra en el soporte que se demande durante las primeras semanas de trabajo y en los ajustes para incrementar el desempeño.
Riesgos de no disponer de un ERP en la empresa
- Pérdida de tiempo y recursos al utilizar múltiples sistemas informáticos para efectuar distintos procesos.
- Datos que se repiten y se traducen en fuente de errores, falta de precisión y pérdida de tiempo, al no utilizar un sistema integrado que permita compartir los datos entre todos los departamentos.
- Pérdida de información vital para la compañía. Al no contar con soporte técnico, los datos y las operaciones esenciales de la empresa: clientes, facturas, proveedores, cobros; carecen de respaldo, lo que podría generar cuantiosas pérdidas financieras y de tiempo ante un problema o error.
- Retraso en el crecimiento de la empresa. A medida que una compañía avanza lo hacen también sus necesidades y la implementación de un ERP es importante para que la organización siga creciendo y brinde una ventaja competitiva.
Recomendaciones para realizar una buena elección
Son muchas las opciones de sistemas ERP en el mercado, por lo que es recomendable formular las siguientes interrogantes antes de tomar la decisión:
- ¿Cuáles son las necesidades de la empresa? Es importante definir si la compañía, por su tamaño y complejidad requiere de un sistema personalizado o está iniciando y puede trabajar con un sistema prediseñado.
- ¿Cuál es la magnitud de trabajo? Este aspecto influye en el tipo de producto a elegir, con más o menos módulos, en función también del número de departamentos.
- ¿Cuál es el presupuesto? Es necesario hacer un estudio de rentabilidad que permita disfrutar de un ERP de calidad y adaptado a las necesidades de la empresa, sin salir del presupuesto.24
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